Визуал форматыг ашигласнаар хэсгийн өгөгдлүүдийг шууд харан харьцуулах боломжийг бий болгодог. Excel2007 -д ийм төрлийн харьцуулсан шалгалтыг хийхдээ тусгай форматлах нөхцлийг ашигладаг. Их хэмжээний өгөгдөлд судалгаа хйихэд визуал формат нь их ашигтай байдаг. Excel2007 д хэсгийн өгөгдлийг харьцуулан шалгалт хийх дараах хэрэгслүүд байдаг.

• Data bar - хэсгийн харьцангуй хэмжэгдхүүнүүдийг жишихэд ашигладаг
• Color scale - хэсгийн утгуудыг өнгийн ялгаралаар жишихэд ашиглана
• Icon set - хэсгийн утгуудыг жишихэд ашиглах тэмдэгтүүд

Хэсгийн утгуудыг визуал формат ашиглан харьцуулах

Хэсгийн утгуудыг визуал форматыг ашиглан харьцуулахын тулд

1. Хэсгээ сонгоно
2. Home -> Styles -> Conditional Formatting гэж ороход форматлах параметрүдийг агуулсан цэс гарч ирнэ.
3. Нөхцлөөр форматлах аргуудын аль нэгийг сонгоно. Цэс дээр хулганы заагчийг аваачихад туслах цэс гарна.
• Data Bars. Туслах цэсээс өнгөө сонгоно. Анхдагч тохиргоогоор Excel програм хамгийн их болон бага утгыг үндэслэн хамгийн урт болон богино диаграмыг үүсгэнэ. Хэсгийн утгууд хэт их зөрүүтэй байвал хамгийн бага зурвасын уртыг нүдний өргөний 10 % тэнцэх хэмжээгээр зурна.
• Color Scales. Туслах цэсээс өнгөний хуваарийг сонгоно. Анхдагч тохиргоогоор Excel програм өнгийн шилжилтийг тодорхойлохдоо хамгийн их, хамгийн бага, дундаж утгуудыг ашиглана.
• Icon Sets. Туслах цэсээс тэмдэгтүүдийн багцыг сонгоно. Багцанд 3-5 тэмдэгт байдаг. Анхдагч тохиргоогоор Excel програм тэмдэгүүдийн хилийг хувьчлан тогтоодог. Гурван тэмдэгтээс бүрдсэн багцын ашиглахад тэмдэгтүүдийн хилийг 33 ба 67 хувиар тогтооно.

Нүдэнд мэдээлэл оруулсны дараа түүнийг засварлах шаардлага гарна. Өгөгдлийг засварлахдаа дараах аргуудыг хэрэглэж болно.

• Өгөгдлийг засварлах нүд дээр хоёр даралт хийх
• Өгөгдөлтэй нүдийг зүүн даралт хийн сонгоод дараа нь <F2> товчийг дарах
• Өгөгдөлтэй нүдийг зүүн даралт хийн сонгоод дараа нь томьёоны мөрөнд зүүн даралт хийх

Аль ч аргыг хэрэглэсэн байсан томьёоны мөрөнд шинээр хоёр товч нэмэгдэнэ. (Зургийг хар)

Улаан дугуй доторх X тэмдэгтэй товчоор засварыг хүчингүй болгоно. Нүдний өгөгдөлд өөрчлөлт орохгүй. Ижил үр дүнд <Esc> товчийг даран хүрч болно. Ногоон дугуй доторх зөвлөсөн тэмдэгтэй товчоор өгөгдлийн өөрчлөлтийг баталгаажуулна. Ижил үр дүнд <Enter> товчийг даран хүрч болно.

Ямар нэгэн өгөгдлийг судалгаа хийхийн тулд л цуглуулдаг. Ихэнх томоохон байгууллагууд санхүүгийн бүртгэлдээ програм хангамж ашигладаг ч тайлан бүрийг програмаас гарган авах гэвэл асар өндөр зардалтай болно. Гэхдээ орчин үеийн програмууд болон өгөгдлийн сангуудаас судалгаа хийх шаардлагатай өгөгдлүүдээ Excel рүү экспорт хийн авах боломжтой байдаг тул түүнийг хэрхэн боловсруулан хүссэн тайлангаа гаргах асуудал хэрэглэгчийн ур чадвараас л хамаарна. Бэлтгэсэн болон татан авсан өгөгдлүүдээс нэгдсэн хүснэгт хэрэслийг ашиглан тайлан үүсгэхийг Нэгдсэн хүснэгтээр тайлан үүсгэх хичээлд үзсэн. Энэ удаагийн хичээлээр нэгдсэн хүснэгтийг бүлэглэх талаар авч үзэцгээе.

Хүснэгтийг анхдагч хэлбэр (style) ашиглан үүсгэдэг. Хүснэгтэд тодорхойлогдсон өөр эсвэл өөрийн зохиосон хэлбэр ашиглаж болохоос гадна нүд болон баганы агуулгыг үндэслэн форматыг хэрэглэж болдог.

Хүснэгтэд шинэ төрлийг ашиглах

Гарчигийн мөр, өгөгдлийн мөр, үр дүнгийн мөр, эхний ба эцсийн багана зэрэг хүснэгтийн хэсгүүдийг нэг нь нөгөөгөөсөө хамааралгүйгээр тус тусд форматалж болно. Хүснэгтэд шинэ хэлбэрийг (style) ашиглахын тулд

1. Хүснэгтийн дурын нүдэнд зүүн даралт хийгээд Table Tools -> Design үеийг сонгоно.
2. Design -> Table Styles дотроос шинэ хэлбэрийг сонгоно. Хэсгийн баруун талд байгаа дээш доош (дээд хоёр товч) сумтай товчнуудыг ашиглан хэлбэрүүдийг гүйлгэн харахаас гадна дээрээ зураас бүхий сумтай (доод талын товч) товч дээр даран хэлбэрүүдийг цонхоор харж болно. Хэлбэрийг урьдчилан харахын тулд түүн дээр хулганы заагчийг байрлуулах ба сонгох бол зүүн даралт хийнэ.
3. Хүснэгтийн хэлбэрийн нэмэлтээр Design -> Table Style Options доторх параметрүүд дээр зүүн даралт хийн зөвлөх тэмдэгийг авах тавих замаар ашиглаж бас болно.