Тоон утга гэдэг нь орлого, зарлага, үр дүнгийн тайлан гэх мэтийн ямар нэгэн зүйлийн тоон илэрхийлэл юм. Тоон утга нь дангаараа байхаас гадна томьёонд эсвэл диаграм үүсгэх зэрэгт оролцоно. Excel тоог утга бүхий 15 орны нарийвчлалтайгаар үзүүлдэг. Их олон оронтой тоог Excel 15 орны нарийвчлалтайгаар хадгална.
Нүдэнд тоон утга оруулах нь текст оруулахтай ижил байдаг. Нүдэнд оруулж буй тоо нь аравтын таслал, долларын тэмдэг, нэмэх хасах тэмдэг, орон тусгаарлах таслалтай байж болно. Хаалтанд бичигдсэн эсвэл өмнөө хасах тэмдэгтэй тоог Excel сөрөг тоо гэж ойлгоно.

Текстийн функцуудыг ашиглан үсгийг том жижиг болгох, мөрийн уртыг олох, мөрүүдийг нэгтгэх гээд маш олон төрлийн ажиллагааг хийх боломжтой. Эдгээр функцуудыг томьёонд ашигласнаар хүснэгтийг илүү динамик универсаль болгоно.
Өөр програмаас татан оруулсан өгөгдлүүдийг боловсруулах ажиллагаанд эдгээр функцуудыг ашиглахгүйгээр сайн үр дүнд хүрнэ гэдэг нь бурхшээлтэй. Иймд текстийн функцыг сайтар эзэмшсэн байх нь хэрэглэгч бүрт зайлшгүй хэрэгтэй болно.

Ерөнхий тохиолдолд нэрийг хүснэгтийн ямар ч хэсэгт үүсгэн ашиглаж болно. Гэхдээ анхдагч нөхцлөөрөө нэр нь хуудасны (sheet) биш хүснэгтийн (book) түвшинд үүсдэг. Хүснэгт нь олон хуудастай байгаад нэг ижил (жишээ нь Dept_Total ) нэрийг өөр утгуудад ашиглах хэрэгтэй болсон бол хуудсанд нэрийг үүсгэх аргыг хэрэглэдэг. Хуудасны түвшинд нэр үүсгэхдээ

• Нэр өгөх гэж буй нүд болон хэсгийг сонгоно
• Formulas -> Defined Name -> Define Name товчийг дарах эсвэл баруун даралт хийгээд гарч ирэх цэсээс Name a Range цэсийг сонгоно. Ингэхэд Excel програм New Name диалогын цонхыг нээнэ.
• Name талбарт нэрийг өгнө. Excel програмаас санал болгож байгаа нэрийг авсан ч болно.
• Шаардлагатай гэж үзвэл Comment талбарт хэсэг болон нүдтэй холбоотой тайлбарыг оруулж өгнө
• Refers to талбарт нэр өгөх нүд болон хэсгийн хаяг зөв байгаа эсэхийг шалгана. Шаардлагатай бол тэнцүүгийн тэмдгийн араас байгаа хаягыг гар болон хулганаа ашиглан өөрчлөн өгнө
• Scope задаргаат жагсаалтаас нэрээ үүсгэх хуудсыг сонгон өгнө. ( 1 ) Жагсаалтад байгаа хуудаснуудын алинд ч нэрийг үүсгэж болох боловч хэрэглэгчид ихэнхдээ тухайн нэр өгч байгаа нүд эсвэл хэсэг байгаа хуудсыг сонгодог.
• Ok товчийг дарна.

Excel нь хүснэгтийн нүдийг хамгаалах энгийн аргаас эхлээд бүтэн файлаа RC4 төрлийн алгоритм ашиглан шифрлэх хүртэл олон түвшингийн хамгаалалтыг хэрэглэгчид олгодог. Эдгээр аргуудыг авч үзье.

Нүдэнд буруу өгөгдөл оруулахаас хамгаалах

Хэрэглэгч хүснэгтийн тодорхой нүдэнд (сөрөг утгатай үнэ, буруу он сар өдөр г.м ) буруу өгөгдөл оруулахаас хамгаалах хамгийн энгийн арга. Ийм хамгаалалтыг оруулахдаа нүдийг сонгоод Data -> Data Tools -> Data Validation Data -> Validation гэж орно. Data Validation цонхны Settings үед тухайн нүдэнд оруулах өгөгдлийн төрөл болон утгуудын хязгаарлалтыг зааж өгнө. Харин дараагийн хоёр Input Message, Error Alert үед (заавал оруулах албагүй) өгөгдөл оруулахаас өмнө болон буруу өгөгдөл оруулсан үед гарах мэдээллийг оруулж өгдөг.