Бидэнд ямар нэгэн жагсаалт (жишээ нь хүнсний бүтээгдхүүн) байсан гэж үзье. Жагсаалт нь маш олон бичлэгтэйн дээр жагсаалтад нэг бүтээгдхүүний нэр нэгээс илүү орсон гэе. Давхардсан нэрсийг яаж хурдан ялган үзүүлэх вэ?

Ерөнхий тохиолдолд нэрийг хүснэгтийн ямар ч хэсэгт үүсгэн ашиглаж болно. Гэхдээ анхдагч нөхцлөөрөө нэр нь хуудасны (sheet) биш хүснэгтийн (book) түвшинд үүсдэг. Хүснэгт нь олон хуудастай байгаад нэг ижил (жишээ нь Dept_Total ) нэрийг өөр утгуудад ашиглах хэрэгтэй болсон бол хуудсанд нэрийг үүсгэх аргыг хэрэглэдэг. Хуудасны түвшинд нэр үүсгэхдээ

• Нэр өгөх гэж буй нүд болон хэсгийг сонгоно
• Formulas -> Defined Name -> Define Name товчийг дарах эсвэл баруун даралт хийгээд гарч ирэх цэсээс Name a Range цэсийг сонгоно. Ингэхэд Excel програм New Name диалогын цонхыг нээнэ.
• Name талбарт нэрийг өгнө. Excel програмаас санал болгож байгаа нэрийг авсан ч болно.
• Шаардлагатай гэж үзвэл Comment талбарт хэсэг болон нүдтэй холбоотой тайлбарыг оруулж өгнө
• Refers to талбарт нэр өгөх нүд болон хэсгийн хаяг зөв байгаа эсэхийг шалгана. Шаардлагатай бол тэнцүүгийн тэмдгийн араас байгаа хаягыг гар болон хулганаа ашиглан өөрчлөн өгнө
• Scope задаргаат жагсаалтаас нэрээ үүсгэх хуудсыг сонгон өгнө. ( 1 ) Жагсаалтад байгаа хуудаснуудын алинд ч нэрийг үүсгэж болох боловч хэрэглэгчид ихэнхдээ тухайн нэр өгч байгаа нүд эсвэл хэсэг байгаа хуудсыг сонгодог.
• Ok товчийг дарна.

Excel - д хэвлэгдэх хүснэгтийг үзүүлэх хоёр горим байдаг.
Page break preview. Энэ горимд таны хуудасыг их өндөрөөс харж байгаа мэтээр харагдана. Хуудас хооронд тусгаарлах шугамнаас гадна хуудасны дугаарууд (усан тэмдэг хэлбэрээр) харагдах болно. Энэ горимыг хуудас хоорондын тусгаарлагчийг тавих эсвэл тохируулахад ашигладаг.  
Page layout view. Энэхүү шинэ горим нь Excel - ийн хүснэгтийг түүний хэвлэмэл хэлбэрээр үзүүлнэ. Горим нь дараах шинжүүдтэй

• Хуудас бүр нь дээд доод гарчиг, хязгаарууд, хуудасны байрлалаас гадна хэвлэлтийн ерөнхий тохиргоонууд харагдана.
• Горимд хүснэгтийг засварлах боломжтой. Иймээс хэвлэгдэх хүснэгтийн хувьд үзүүлэх ердийн горимыг энэ горимоор солин ашиглах боломжтой. Гэхдээ энэ тохиолдолд ердийн горимтой харьцуулахад дэлгэцэнд бага хэмжээний мэдээлэл харагдах болно.
• Хуудасны хэвлэгдэхгүй хэсэг нь Click to add data гэсэн бичиг бүхий саарал өнгөөр харагдана.

Электрон хүснэгтэд томьёо ашигласнаар тооцооны үр өгөөжийг илүү хүртээмжтэй болгодог. Учир нь томьёо нь хүснэгтийн нүднүүдийн өгөгдлүүдийг боловсруулах боломжийг бий болгоно. Функц гэдэг нь програмын дотоод болон хэрэглэгч өөрөө зохиосон тодорхой үйлдлүүдийг хийх боломж бүхий томьёонд ашиглаж болдог хэрэгсэл юм.

Үндсэн элементүүд

Excel 2007 гийн томьёо нь 8192 хүртэлх (өмнөх хувилбаруудад 1024 хүртэл байсан) тэмдэгт болон дараах элементүүдийг агуулж байж болдог.

• Операторууд Жишээ нь нэмэх (+) , хасах (-), үржих (*) гэх мэт
• Нүнүүдийн холбоосууд. (нүдний хаяг, нэрлэсэн хэсгүүд гээд бүгд байна.)
• Тоон утгууд, текст, логик илэрхийлэл
• Хуудсын функцууд Жишээ нь SUM, AVERAGE гэх мэт

Томьёо оруулсаны дараа нүдэнд томьёоны үр дүн харагдана. Харин нүдийг сонгоход томьёоны мөрөнд тухайн нүдний томьёо харагдана.