Жагсаалт

Microsoft Excel -д жагсаалт гэдгийг өөр хоорондоо холбогдол бүхий өгөгдлүүдтэй хүснэгтийг ойлгоно. Өгөгдөлийг боловсруулах болон анализ хийхэд зориулагдсан багц функцууд байдаг. Жагсаалт гэдгийг өгөгдлийн сан гэж ойлгоно. Учир нь програм жагсаалтыг тодорхой бүтэц хэлбэрээр ойлгодог. Энэ нь мэдээлэл хайх эсвэл эрэмбэлэх ажиллагааг хийх боломжийг олгодог.  

Доорх мэдээллийг агуулсан файлыг үүсгэе.

Хоосон нүднүүд агуулсан хэсэг байна гэж үзье. Өгөгдөлгүйc хэсгээс хэрхэн устгах вэ?

1-р арга. Болхи боловч хурдан арга

1. Хэсгийг сонгон авна
2. Home -> Editing -> Find & Select / Edit - Go To гэж ороод Go To Special / Special сонголтыг хийхэд нээгдэх цонхонд Blanks гэдгийг сонгоод Ok товчийг дарна. Ингэхэд хэсгийн бүх хоосон нүднүүд тэмдэглэгдэнэ.
3. Home -> Cells -> Delete / Edit - Delete гэж ороод Delete Cells сонголтоор ороод Shift cells up -г сонгоод Ok товчийг дарна

Хуудсыг хуулах

Хуудсыг хуулан өөр хүснэгт эсвэл тухайн хүснэгтийн аль нэг хэсэгт тавьж болно. Хуудсыг хуулахдаа доорх аргуудыг хэрэглэнэ. Хуудасны нэр (хаяг) дээр баруун даралт хийгээд гарч ирсэн цэсээс Move or Copy цэсийг сонгоно. Move or Copy цонх нээгдэнэ.Хуудсыг шинэ эсвэл нээлттэй байгаа өөр хүснэгтэд хуулах хэрэгтэй бол To book (улаан) жагсаалтаас сонголт хийнэ. Сонгосон хүснэгтийн хуудаснуудын хаана байрлуулахыг Before sheet (хуудасны өмнө – хөх өнгөтэй) жагсаалтаас сонгоод Ok товчийг дарна. Create a copy гэсэн сонголтыг зөвлөсөн байх хэрэгтэй. Хуулах хуудсаа сонгоод <Ctrl> товчийг дарж байгаад хэрэгтэй хэсэг рүү чирэлт хийнэ. Энэ үед хулганы заагч нь нэмэх тэмдэг бүхий жижигхэн хуудас хэлбэртэй болно. Хэрвээ хуудсыг энэ аргаар өөр хүснэгт рүү хуулах хэрэгтэй бол эхлээд хүснэгтүүдийг цонхонд зохих ёсоор байрлуулсан байх хэрэгтэй. Цонхнуудын байрлалыг өөрчлөх хэсгийг хар.     Санамж: Хуудсыг өөр хүснэгт рүү хуулахад хоёр хүснэгт хоёулаа нээлттэй байх хэрэгтэй.

Өгөгдаөлтэй ажиллах олон аргууд байдгаас дараах аргууд нь нилээд өргөн ашиглагддаг болно.

Өгөгдлийг хайн солих

Заримдаа их өгөгдөлтэй хүснэгтээс хэрэгтэй мэдээллийг олж тэдгээрийг өөр өгөгдлөөр солих ажиллагаа  нь нилээд хүндрэлтэй асуудал болдог. Excel програмд ийм төрлийн ажиллагааг хийх функц байдаг бөгөөд түүнийг ашиглахдаа

1. Home -> Editing -> Find & Select товчийг дараад гарч ирэх цэснээс Replace команд эсвэл <Ctrl + H> хослолыг дарахад Find and Replace цонх нээгдэнэ.
2. Find What талбарт хайх утгаа оруулна
3. Тусгай байдлаар форматлагдсан өгөгдлийг олох хэрэгтэй бол
• Find What талбарын баруун орших Format товч дээр дарна. (Товч харагдахгүй байвал Options товчийг дарах хэрэгтэй.) Үүний дараа Find Format цонх нээгдэнэ.
• Хэрэгтэй форматыг сонгоод Ok дарна
4. Replace With талбарт солих утгаа оруулна
5. Сольж байгаа утга нь шинээр форматлагдах бол Replace With талбарын баруун талд орших Format товчийг ашиглан форматыг сонгоно
6. Within задаргаат жагсаалтаас өгөгдлийг хайх хэсгийг сонгоно. Энд тухайн хуудас (Sheet), бүх хүснэгт (Workbook) гэсэн сонголтууд байдаг.
7. Replace All товчийг дарвал Excel өгөгдлийг хайн солих ажиллагааг автоматаар хийх болно. Хэрэглэгч солих ажиллагааг өөрөө хянах шаардлагатай гэвэл Find Next товчийг дарна. Програм нь хайх өгөгдөл олдсон нүд дээр зогсоно. Та энэ өгөгдлийг солих хэрэгтэй гэж үзвэл Replace товчийг дарах ба солих хэрэггүй бол Find Next товчийг даран хайлтыг үргэлжлүүлнэ. Хэрвээ Find All товчийг дарвал Excel бүх олдсон өгөгдлүүдийг цонхонд гаргаж ирэх бөгөөд эндээс сонголт хийн солих ажиллагааг хийх боломжтой.
8. Ажиллагааг дуусгахдаа Close товчийг дарна