Тоон утга гэдэг нь орлого, зарлага, үр дүнгийн тайлан гэх мэтийн ямар нэгэн зүйлийн тоон илэрхийлэл юм. Тоон утга нь дангаараа байхаас гадна томьёонд эсвэл диаграм үүсгэх зэрэгт оролцоно. Excel тоог утга бүхий 15 орны нарийвчлалтайгаар үзүүлдэг. Их олон оронтой тоог Excel 15 орны нарийвчлалтайгаар хадгална.
Нүдэнд тоон утга оруулах нь текст оруулахтай ижил байдаг. Нүдэнд оруулж буй тоо нь аравтын таслал, долларын тэмдэг, нэмэх хасах тэмдэг, орон тусгаарлах таслалтай байж болно. Хаалтанд бичигдсэн эсвэл өмнөө хасах тэмдэгтэй тоог Excel сөрөг тоо гэж ойлгоно.

Нэрийг засварлах

Excel 2007 -д Name Manager -ийг ашиглан нэрийн холбоос, тайлбар, нэр зэргийг засварлах ажиллагааг амархан хийнэ. Хүснэгтийн нэрийг засварлахдаа

1. Formulas -> Defined Name -> Name Manager товчийг дарахад Name Manager цонх нээгдэнэ.
2. Жагсаалтаас засварлах нэрээ сонгоод Edit товчийг дарахад Edit Name диалогийн цонх гарч ирнэ.
3. Нэр, тайлбар, холбоосыг засварлаад Ok товчийг дарна.
4. Засварлах шаардлагатай нэрүүдийг дуустал 2,3-р алхамыг давтана.
5. Диалогийн цонхноос Close товчийг даран гарна.

If функц

Хүснэгтэн мэдээлэл боловсруулах явцад нэг утгыг нөгөө утгатай харьцуулан гарсан үр дүнгээс хамааран үйлдэл гүйцэтгэх хэрэгцээ ихээр гардаг. Энэ зорилгод if функцыг ихээр ашигладаг. Ер нь нөхцөлт оператор бол программчлалын хэлний үндсэн том ухагдхуун тул үүнийг ойлгон ашиглаж сурах нь Excel программыг эзэмшиж байгаа хэн бүхэнд маш чухал. Функц өгөгдсөн нөхцөл биелэгдэж байвал нэг үйлдлийг харин эсрэг тохиолдолд өөр үйлдлийг хийдэг. Энэ функцээр дамжин хүснэгтэнд программчлалын ухагдхуун орж ирдэг. Нөхцөлт операторыг ашиглахгүйгээр Excel программаар мэдээлэл боловсруулах нь бараг гараар хийсэнтэй ижил цаг хугацаа хүч хөдөлмөр шаардах болдог гэдгийг санаарай. Тиймээс жишээгээр үзэх хүснэгтийн ажиллагааг сайтар ойлгон авахыг хичээгээрэй.

Хүснэгтийг анхдагч хэлбэр (style) ашиглан үүсгэдэг. Хүснэгтэд тодорхойлогдсон өөр эсвэл өөрийн зохиосон хэлбэр ашиглаж болохоос гадна нүд болон баганы агуулгыг үндэслэн форматыг хэрэглэж болдог.

Хүснэгтэд шинэ төрлийг ашиглах

Гарчигийн мөр, өгөгдлийн мөр, үр дүнгийн мөр, эхний ба эцсийн багана зэрэг хүснэгтийн хэсгүүдийг нэг нь нөгөөгөөсөө хамааралгүйгээр тус тусд форматалж болно. Хүснэгтэд шинэ хэлбэрийг (style) ашиглахын тулд

1. Хүснэгтийн дурын нүдэнд зүүн даралт хийгээд Table Tools -> Design үеийг сонгоно.
2. Design -> Table Styles дотроос шинэ хэлбэрийг сонгоно. Хэсгийн баруун талд байгаа дээш доош (дээд хоёр товч) сумтай товчнуудыг ашиглан хэлбэрүүдийг гүйлгэн харахаас гадна дээрээ зураас бүхий сумтай (доод талын товч) товч дээр даран хэлбэрүүдийг цонхоор харж болно. Хэлбэрийг урьдчилан харахын тулд түүн дээр хулганы заагчийг байрлуулах ба сонгох бол зүүн даралт хийнэ.
3. Хүснэгтийн хэлбэрийн нэмэлтээр Design -> Table Style Options доторх параметрүүд дээр зүүн даралт хийн зөвлөх тэмдэгийг авах тавих замаар ашиглаж бас болно.