Өгөгдөлд шүүлт тавих нь хүснэгтийн өгөгдлийг боловсруулах ажиллагаанд хамгийн их ашигладаг үйлдэл юм. Их хэмжээний өгөгдөл бүхий хүснэгтийг ямар нэгэн нөхцлийн дагуу дэд хэсгүүд болгон харах судалгаа хийх шаардлага их гардаг. Хүснэгтийг үүсгэсний дараа баганы гарчигийн баруун талд шүүлтүүр ба эрэмбэлэх сум бий болдог. Хүснэгтэд шүүлтүүр тавьсаны дараа төлөвийн мөрөнд шүүлтүүрт тохирч байгаа мөрийн тоог үзүүлнэ.

Санамж: Шүүлтүүрийг Excel -ийн стандарт нүднүүдийн хэсэгт (зөвхөн хүснэгт биш) ч хэрэглэж болдог. Шүүлтүүр тавих хэсгээ сонгоно аваад Home -> Editing -> Sort & Filter товчийг дараад гарч ирсэн цэснээс Filter -г сонгоно. Ингэхэд гарчигийн мөрөнд шүүлтүүрийн товч (сум) бий болох бөгөөд түүнд даран шүүлтийг удирдана. Хуудас нь шүүлтүүрийн зөвхөн ганцхан хэсгийг агуулдаг бол хүснэгт бүр нь өөрийн шүүлтүүрийн тохиргоотой байж болдог.

Нэгдсэн хүснэгтээр тайлан үүсгэх хичээлд захиалгын Orders хүснэгтийн мэдээллээс хэн гэдэг борлуулагч, ямар барааг хичнээн дүнгээр борлуулсан

тайланг гарган өгөгдлүүд, харагдах хэлбэрийг хэрхэн хэвжүүлэхийг сурсан. Энэ хичээлд нэгдсэн тайлантай хэрхэн ажиллахыг үзнэ. Excel -ийн нэгдсэн хүснэгт /Pivot table/ хэрэгслийг ашиглан мэдээллийг хэрхэн боловсруулахыг Нэгдсэн хүснэгтээр тайлан үүсггэх хичээлээс үзээрэй.

Визуал форматыг ашигласнаар хэсгийн өгөгдлүүдийг шууд харан харьцуулах боломжийг бий болгодог. Excel2007 -д ийм төрлийн харьцуулсан шалгалтыг хийхдээ тусгай форматлах нөхцлийг ашигладаг. Их хэмжээний өгөгдөлд судалгаа хйихэд визуал формат нь их ашигтай байдаг. Excel2007 д хэсгийн өгөгдлийг харьцуулан шалгалт хийх дараах хэрэгслүүд байдаг.

• Data bar - хэсгийн харьцангуй хэмжэгдхүүнүүдийг жишихэд ашигладаг
• Color scale - хэсгийн утгуудыг өнгийн ялгаралаар жишихэд ашиглана
• Icon set - хэсгийн утгуудыг жишихэд ашиглах тэмдэгтүүд

Хэсгийн утгуудыг визуал формат ашиглан харьцуулах

Хэсгийн утгуудыг визуал форматыг ашиглан харьцуулахын тулд

1. Хэсгээ сонгоно
2. Home -> Styles -> Conditional Formatting гэж ороход форматлах параметрүдийг агуулсан цэс гарч ирнэ.
3. Нөхцлөөр форматлах аргуудын аль нэгийг сонгоно. Цэс дээр хулганы заагчийг аваачихад туслах цэс гарна.
• Data Bars. Туслах цэсээс өнгөө сонгоно. Анхдагч тохиргоогоор Excel програм хамгийн их болон бага утгыг үндэслэн хамгийн урт болон богино диаграмыг үүсгэнэ. Хэсгийн утгууд хэт их зөрүүтэй байвал хамгийн бага зурвасын уртыг нүдний өргөний 10 % тэнцэх хэмжээгээр зурна.
• Color Scales. Туслах цэсээс өнгөний хуваарийг сонгоно. Анхдагч тохиргоогоор Excel програм өнгийн шилжилтийг тодорхойлохдоо хамгийн их, хамгийн бага, дундаж утгуудыг ашиглана.
• Icon Sets. Туслах цэсээс тэмдэгтүүдийн багцыг сонгоно. Багцанд 3-5 тэмдэгт байдаг. Анхдагч тохиргоогоор Excel програм тэмдэгүүдийн хилийг хувьчлан тогтоодог. Гурван тэмдэгтээс бүрдсэн багцын ашиглахад тэмдэгтүүдийн хилийг 33 ба 67 хувиар тогтооно.

Томьёог оруулах үед заримдаа доорх зурагт үзүүлсэн шиг мэдээлэл гарч ирдэг.

Энэ нь таны оруулсан томьёоны үр дүн нь циклдсэн холбоос үүсгэсэн гэдгийг илэрхийлж байгаа болно. Циклдсэн холбоос гэдэг нь томьёо нь өөрийн утгатай шууд болон шууд бус байдлаар холбогдохыг хэлнэ. Ийм төрлийн холбоос бүхий томьёог оруулахад Excel томьёоны тооцоололд алдаа гарч болзошгүй тухай мэдээллийг өгдөг. Томьёог оруулсан тохиолдолд төлөвийн мөрөнд зохих мэдээллийг үзүүлдэг. Циклдсэн холбоос байгаа тухай мэдээлэл нь ихэнхдээ засварлах шаардлагатай алдаа байгаа тохиолдолд гардаг.