Microsoft Excel -ийг эхлэн суралцаж байгаа хүмүүст зориулсан цуврал хичээлүүдийг үзээрэй. Хичээлүүдээр программын нэн хэрэгтэй чухал хэрэгслүүдийг жишээнд дээр алхам алхамаар гүйцэтгэн хийснээр та энэхүү хүчирхэг программыг ашиглаж сурах болно. Программыг хэрхэн ачааллахаас эхлээд, хүснэгт зохиох, график үүсгэх, нэгдсэн хүснэгт /pivot table/, өгөгдлийн сан хүртэлх бүхий л ойлголтуудыг хамарсан нэг курс хичээлүүд юм. Хичээлүүдийг үзснээр та Microsoft Excel -ийн дамжаанд суун олж авах мэдлэгийг бүрэн хэмжээнд эзэмших болно. Бүх хичээлийг бүрэн судалж эзэмшсэн байхад танд Microsoft Excel -ийг ашиглахад гараад байх хүндрэл байхгүй болох бөгөөд та өөрийгөө манай хэрэглэгчдийн мэдлэгийн түвшингийн дундаас дээгүүр хэмжээнд гэж тооцож болно. За ингээд эхний хичээлдээ орьё.

Excel програмын нүднүүдийн хэсэгт өгөгдөл оруулах хурдан аргыг хэрэглэснээр та өөрийн цаг хүчийг хэмнэх боломжтой. Гараар их хэмжээний өгөгдлийг оруулах хэрэгтэй болсон үед ийм аргуудыг ашигладаг.

Тодорхой хэсэгт өгөгдөл оруулах

Нүднүүдийн хэсэгт (бүлэг нүднүүд) өгөгдөл оруулахын тулд эхлээд энэ хэсгээ сонгоно. Ингэснээр <Enter> товчийг дарахад заагч энэ хэсгийн дараагийн нүдэнд автоматаар шилжих болно. Үүнийг дараах байдлаар хэрэгжүүлнэ.

• Өгөгдөл оруулах хэсэг нь олон мөртэй бол <Enter> товчийг дарахад заагч нэг мөрөөр доошлох ба хамгийн сүүлийн мөрнөөс заагч нь дараагийн баганы эхний мөрөнд шилжинэ
• Нүдийг алгасахын тулд өгөгдөл оруулахгүй шууд <Enter> товчийг дарна
• Заагчийг нэг нүдээр буцаахын тулд <Shift + Enter> хослолыг дарна
• Өгөгдлийн баганаар бус мөрөөр оруулахыг хүсвэл <Enter> товчны оронд <Tab> товчийг дарна. Өмнөх нүдэнд шилжихдээ <Shift + Tab> хослолыг ашиглана.

Энэ хичээлээр MS Excel -ийн хамгийн хүчирхэг хэрэгслүүдийн нэгд тооцогдох Pivot table -ийг хэрхэн үүсгэх талаар авч үзэх болно. Хүсэнгтийг зохион өгөгдөл оруулна гэдэг нь мэдээллийг цуглуулан сан үүсгэж байгаа хэрэг. Гэтэл мэдээллийн санг ашиглах гэдэг маань үнэн хэрэгтээ цуглуулсан мэдээллийг боловсруулах, түүнээс тайлан гаргах ажиллагаа болдог. Ихэнх хэрэглэгчид яг энэхүү тайлан гаргах ажилд нилээд хүндрэлтэй учирдаг. Энд бидэнд Pivot table хэрэгсэл юугаар ч сольшгүй тусыг авчирна.

Нэг файлд байгаа жагсаалтаас сонголт үүсгэх нь амархан ажил. Хэрвээ сонголт үүсгэх жагсаалт өөр файлд байвал асуудал хүндэрч ирнэ. Үүнийг хэрхэн хийхийг авч үзье. Гадны файлд хандах хандалтыг үүсгэхийн тулд INDIRECT функцыг ашиглан энэ асуудлыг шийдвэрлэж болно.
Жишээ нь Бидэнд chap02_01.xlsx, chap02_03.xlsx гэсэн хоёр хүснэгт байсан гэе. chap02_03.xlsx хүснэгтэд chap02_01.xlsx хүснэгтийн Sheet1 хуудасны E3:E6 хэсэгт байгаа өгөгдлүүдээр сонголт үүсгэнэ гэвэл chap02_03.xlsx хүснэгтийн сонголт үүсгэх нүдээ сонгоод Data -> Data Tools -> Data Validation / Data -> Validation гэж ороод гарч ирсэн цонхны Allow жагсаалтаас List -ийг (хөх хүрээтэй) сонгоод дараа нь Source талбарт =INDERICT("[chap02_01.xlsx]Sheet1!$A$5:$A$11") томьёог (улаан хүрээтэй) оруулж өгнө.