Нэг файлд байгаа жагсаалтаас сонголт үүсгэх нь амархан ажил. Хэрвээ сонголт үүсгэх жагсаалт өөр файлд байвал асуудал хүндэрч ирнэ. Үүнийг хэрхэн хийхийг авч үзье. Гадны файлд хандах хандалтыг үүсгэхийн тулд INDIRECT функцыг ашиглан энэ асуудлыг шийдвэрлэж болно.
Жишээ нь Бидэнд chap02_01.xlsx, chap02_03.xlsx гэсэн хоёр хүснэгт байсан гэе. chap02_03.xlsx хүснэгтэд chap02_01.xlsx хүснэгтийн Sheet1 хуудасны E3:E6 хэсэгт байгаа өгөгдлүүдээр сонголт үүсгэнэ гэвэл chap02_03.xlsx хүснэгтийн сонголт үүсгэх нүдээ сонгоод Data -> Data Tools -> Data Validation / Data -> Validation гэж ороод гарч ирсэн цонхны Allow жагсаалтаас List -ийг (хөх хүрээтэй) сонгоод дараа нь Source талбарт =INDERICT("[chap02_01.xlsx]Sheet1!$A$5:$A$11") томьёог (улаан хүрээтэй) оруулж өгнө.

Хуудсыг хамгаалах

Хуудсыг харагдахгүй болгох эсвэл янз бүрийн өөрчлөлт хийгдэхээс хамгаалж болно. Хуудсыг бусдын нүднээс нуухын тулд хуудасны хаяг дээр баруун даралт хийн гарч ирсэн цэснээс Hide командыг сонгоно. Олон хуудасыг харагдахгүй болгохын тулд <Shift> (зэрэгцээ орших) эсвэл <Ctrl> (зэрэгцээ бус орших) товчийг дарж байгаад сонголтоо хийгээд дээрх үйлдлийг хийнэ.

Санамж: Хүснэгтэд дор хаяж нэг харагдах хуудас байх ёстой гэдгийг санах хэрэгтэй. Хэрвээ хамгийн сүүлийн харагдаж байгаа хуудсыг нуух гэвэл Excel зохих мэдээллийг өгдөг.

Томьёо болон тогтмол утганд нэр олгох

Excel -ийн нэр нь заавал нүд болон хэсгүүдтэй холбоотой байх албагүй. Нэрийг тогтмол утга тэр бүү хэл томьёонд ч өгч болно. Хэрвээ хүснэгтийн томьёо нь ямар нэгэн тогтмол утгатай холбоотой байхад (жишээ нь 0,85% эсвэл 0,085) түүнд нэр олгоод дараа нь томьёонд ашиглаж болно. Үүнээс гадна (жишээ нь =SUM($A$1:$A$10) ) томьёонд нэр өгөөд дараа нь нэрийг хүснэгтийн томьёонд ашиглаж болно. Томьёо болон тогтмол утганд нэр олгохдоо

Хүснэгтийн нэрийг програмаас (Table1, Table2 ...) нэгдсэн байдлаар өгдөг. Хэрвээ томьёоноос хүснэгтийн өгөгдөлд хандах хэрэгтэй бол түүний нэрийг илүү утга агуулсан (Жишээ нь SalesData) байдлаар өгөх хэрэгтэй. Excel програмаас хүснэгтэд олгосон нэрийг өөрчлөхдөө хүснэгтийн дурын нүдийг сонгоод Table Tools -> Design үеийг сонгоод Design -> Properties -> Table Name талбарт шинэ нэрийг оруулна. Хүснэгт болон баганы нэрийг өгөхдөө дараах дүрмийг баримтална.

• Нэр нь хүснэгтэд үүсгэн өгсөн бусад нэрүүдээс ялгаатай байхын зэрэгцээ Excel -д нэрийг олгох дүрмийг баримтална. (Нэрийг ашиглах хичээлийг үз)
• Баганы нэр нь хүснэгтэд давхардаагүй (давтагдашгүй) байх ёстой. Тусдаа хүснэгтүүдэд ижил нэртэй багана байж болно.
• Хүснэгтийн болон баганы нэрийг өөрчлөхөд эдгээр нэрэнд хандсан томьёоны холбоосууд автоматаар шинэчлэгдэнэ.
• Хүснэгтэд шинээр мөр багана оруулах эсвэл устгахад Excel програм нь хүснэгт болон баганад хандсан холбоосуудыг автоматаар шинэчилнэ.