Файлтай ажиллах нь ямарч програм хангамжийг ашиглах ажлын чухал хэсэг байдаг. Excel –ийн файлыг (document) ном (book) гэж нэрлэдэг. Энд Excel –ийн файлуудыг илүү үр дүнтэй ашиглах боломжийг бүрдүүлэн өгдөг аргуудтай танилцах болно.

Шинэ файл (хүснэгт) үүсгэх  

Excel програмыг ачааллахад Book1 гэсэн нэртэй хүснэгтийг автоматаар үүсгэдэг. Та хүснэгтийг анхнаас нь эхлэн зохиож байгаа бол эндээс эхэлж болно. Өөр хүснэгтийг нээсний дараа шинээр хүснэгт үүсгэх хэрэгтэй бол

• <Ctrl+N> хослолыг дарах
• Office товчийг дараад New командаар ороод Blank Workbook –ийг сонгоод дараа нь Create товчийг дарна

Та хүсвэл шинэ хүснэгт нээх командыг Quick Access Toolbar –д нэмэн өгч болно. Үүний тулд Quick Access Toolbar –ын баруун талд байгаа доошоо сумтай товчийг даран гарч ирэх цэсээс New (Шинэ) сонголтыг дарахад Quick Access Toolbar –д шинэ товч нэмэгдэн орно. Туузтай ажиллах хэсгийг хар

Нэг файлд байгаа жагсаалтаас сонголт үүсгэх нь амархан ажил. Хэрвээ сонголт үүсгэх жагсаалт өөр файлд байвал асуудал хүндэрч ирнэ. Үүнийг хэрхэн хийхийг авч үзье. Гадны файлд хандах хандалтыг үүсгэхийн тулд INDIRECT функцыг ашиглан энэ асуудлыг шийдвэрлэж болно.
Жишээ нь Бидэнд chap02_01.xlsx, chap02_03.xlsx гэсэн хоёр хүснэгт байсан гэе. chap02_03.xlsx хүснэгтэд chap02_01.xlsx хүснэгтийн Sheet1 хуудасны E3:E6 хэсэгт байгаа өгөгдлүүдээр сонголт үүсгэнэ гэвэл chap02_03.xlsx хүснэгтийн сонголт үүсгэх нүдээ сонгоод Data -> Data Tools -> Data Validation / Data -> Validation гэж ороод гарч ирсэн цонхны Allow жагсаалтаас List -ийг (хөх хүрээтэй) сонгоод дараа нь Source талбарт =INDERICT("[chap02_01.xlsx]Sheet1!$A$5:$A$11") томьёог (улаан хүрээтэй) оруулж өгнө.

Эрэмбэлэх үйлдлийн үр дүнд хүснэгтийн өгөгдлүүд сонгосон талбарын утгаар (нэг эсвэл хэд хэд байж болно) өсөх эсвэл буурах дарааллаар байрлалаа сольдог.

Санамж: Шүүлтүүр тавигдсан хүснэгтийг эрэмбэлэх ажиллагаанд зөвхөн харагдаж байгаа мөрүүд хамрагдах тул шүүлтүүрийг авсны дараа эрэмбэ алдагдана. Иймд эрэмбэлэх ажиллагааны өмнө хүснэгтийн бүх шүүлтүүрийг авсан байх хэрэгтэй.
Хүснэгтэд мөр нэмэгдэх эсвэл өөрчлөлт оруулсаны дараа эрэмбэлэх үйлдлийг дахин хийх шаардлагатай. Хүснэгтийг дахин эрэмбэлхийн тулд Design -> Sort & Filter -> Reapply товчийг дарна.

Нэг баганаар эрэмбэлэх

Хүснэгтийн өгөгдлүүдийг нэг баганы мэдээллийг үндэслэн эрэмбэлэхдээ

1. Эрэмбэлэх гэж буй баганы гарчигийн хэсэгт байгаа сумтай товчийг дарахад дэлгэцэнд шүүлт болон эрэмбэлэх ажиллагааны цэс гарч ирнэ.
2. Цэсийн дээд хэсэгт байрлах эрэмбэлэх параметрүүдээс сонголтоо хийн. Параметр нь эрэмбэлэж байгаа баганы төрлөөс (текст, тоо эсвэл он сар өдөр) хамаарна.

Эрэмбэлсэний дараа баганы гарчигийн хэсгийн сумтай товчинд эрэмбийн чиглэлийг заасан сумны дүрс нэмэгдэнэ. Энэ дүрс нь хүснэгт тухайн баганаар эрэмбэлэгдсэн гэдгийг заадаг.

Excel програмыг ихээр ашигладаг хүмүүс ихэнх цагаа өгөгдөл боловсруулах ажиллагаанд зарцуулдаг. Энэ ажлыг хэд дахин хурдан хийх хэрэгслийг Excel 2013 хувилбараас оруулан ирсэн байдаг ч өнөөг хүртэл ихэнх хэрэглэгчид дадсан аргачлалаа ашигласаар байдаг. Иймээс сайтад Excel -ийн Power Query хэрэгслийг ашиглах хичээлүүдийг багц хэлбэрээр нийтэлж байгааг сонирхохыг зөвлөе.

Энэ удаад гадаад эх үүсвэрээс татсан өгөгдлүүдийн хэвжилтийг өөрийн компьютерын тохиргоонд хэрхэн тохируулах асуудлыг авч үзье. Жишээ нь бидэнд

хүснэгт байгаад түүний өгөгдлийг Power Query -гээр татан авахын тулд хүснэгтээ сонгоод туузнаас Power Query табаар ороод хэрэгслийн From Table/Range товчийг дарахад Power Query -гийн засварлагчид өгөгдлүүдийг

нээн харуулдаг гэдгийг өмнөх хичээлүүдээс мэднэ.