Өгөгдаөлтэй ажиллах олон аргууд байдгаас дараах аргууд нь нилээд өргөн ашиглагддаг болно.

Өгөгдлийг хайн солих

Заримдаа их өгөгдөлтэй хүснэгтээс хэрэгтэй мэдээллийг олж тэдгээрийг өөр өгөгдлөөр солих ажиллагаа  нь нилээд хүндрэлтэй асуудал болдог. Excel програмд ийм төрлийн ажиллагааг хийх функц байдаг бөгөөд түүнийг ашиглахдаа

1. Home -> Editing -> Find & Select товчийг дараад гарч ирэх цэснээс Replace команд эсвэл <Ctrl + H> хослолыг дарахад Find and Replace цонх нээгдэнэ.
2. Find What талбарт хайх утгаа оруулна
3. Тусгай байдлаар форматлагдсан өгөгдлийг олох хэрэгтэй бол
• Find What талбарын баруун орших Format товч дээр дарна. (Товч харагдахгүй байвал Options товчийг дарах хэрэгтэй.) Үүний дараа Find Format цонх нээгдэнэ.
• Хэрэгтэй форматыг сонгоод Ok дарна
4. Replace With талбарт солих утгаа оруулна
5. Сольж байгаа утга нь шинээр форматлагдах бол Replace With талбарын баруун талд орших Format товчийг ашиглан форматыг сонгоно
6. Within задаргаат жагсаалтаас өгөгдлийг хайх хэсгийг сонгоно. Энд тухайн хуудас (Sheet), бүх хүснэгт (Workbook) гэсэн сонголтууд байдаг.
7. Replace All товчийг дарвал Excel өгөгдлийг хайн солих ажиллагааг автоматаар хийх болно. Хэрэглэгч солих ажиллагааг өөрөө хянах шаардлагатай гэвэл Find Next товчийг дарна. Програм нь хайх өгөгдөл олдсон нүд дээр зогсоно. Та энэ өгөгдлийг солих хэрэгтэй гэж үзвэл Replace товчийг дарах ба солих хэрэггүй бол Find Next товчийг даран хайлтыг үргэлжлүүлнэ. Хэрвээ Find All товчийг дарвал Excel бүх олдсон өгөгдлүүдийг цонхонд гаргаж ирэх бөгөөд эндээс сонголт хийн солих ажиллагааг хийх боломжтой.
8. Ажиллагааг дуусгахдаа Close товчийг дарна

Ямар нэгэн өгөгдлийг судалгаа хийхийн тулд л цуглуулдаг. Ихэнх томоохон байгууллагууд санхүүгийн бүртгэлдээ програм хангамж ашигладаг ч тайлан бүрийг програмаас гарган авах гэвэл асар өндөр зардалтай болно. Гэхдээ орчин үеийн програмууд болон өгөгдлийн сангуудаас судалгаа хийх шаардлагатай өгөгдлүүдээ Excel рүү экспорт хийн авах боломжтой байдаг тул түүнийг хэрхэн боловсруулан хүссэн тайлангаа гаргах асуудал хэрэглэгчийн ур чадвараас л хамаарна. Бэлтгэсэн болон татан авсан өгөгдлүүдээс нэгдсэн хүснэгт хэрэслийг ашиглан тайлан үүсгэхийг Нэгдсэн хүснэгтээр тайлан үүсгэх хичээлд үзсэн. Энэ удаагийн хичээлээр нэгдсэн хүснэгтийг бүлэглэх талаар авч үзэцгээе.

Фильтр /шүүлт/ ашиглах

Бид өмнө нь шүүлт хэрэглэх талаар авч үзсэн. Энэ удаа энэхүү хэрэгслийн талаар дэлгэрүүлэн авч үзье. Их хэмжээтэй жагсаалттай ажиллах үед өөртөө хэрэгтэй хэсгийг үзүүлэх нь эвтэйхэн байдаг. Тодорхой нөхцлийг хангаж байгаа бичлэгүүдийг /мөрүүдийг/ үзүүлэн бусдыг нь харагдуулахгүй байлгахын тулд шүүлтийг ашигладаг. Шүүлт хийх нөхцлийг оруулснаар таны жагсаалт шүүгдэн зөвхөн нөхцлийг хангах мөрүүдийг танд үзүүлэх болно. Жагсаалтад шүүлт тавихын тулд өгөгдлүүдийг агуулж байгаа жагсаалтын дурын нүдийг сонгоод Data->Sort & Filter хэсэгт байгаа Filter товч дээр дарна. Үүний дараа жагсаалтын багана бүрт нэмэлт товч бий болох бөгөөд товч дээр дарахад тухайн талбарт тохирох шүүлтийн нөхцлүүдийг үзүүлсэн цонх нээгдэнэ. Энд тухайн баганы өгөгдлүүдийн жагсаалтаас гадна бүгд, тэнцүү, тэнцүү биш гэх мэтийн ерөнхий нөхцлүүд гарч ирдэг. Эдгээр нөхцлүүдийг ашигласнаар бид жагсаалтыг өөрчлөх боломжтой. Шүүлт тавихад шүүлтийн нөхцлийг хангахгүй бүх мөрүүд /бичлэгүүд/ харагдахгүй болдог.

Бодлого. Бидэнд өдөр бүр ашигладаг зурагт үзүүлсэн шиг хүснэгт байна гэе.

Жишээний хүснэгт жижигхэн хэмжээтэй санагдаж болох боловч асар их мэдээллийг агуулсан хүснэгттэй ажиллах тохиолдол практикт элбэг байдаг. Хүснэгттэй ажиллаж байх үед ашиглагдахгүй байгаа өгөгдлүүдийг дэлгэц дээр харагдуулахгүй байх өөрөөр хэлбэл

• сарын мэдээллүүдийг хаагаад зөвхөн улиралаар үзүүлэх
• зөвхөн нийт дүнгээр үзүүлэх
• ашиглахгүй байгаа салбаруудын мэдээллийг хаах гэх мэт