Визуал форматыг ашигласнаар хэсгийн өгөгдлүүдийг шууд харан харьцуулах боломжийг бий болгодог. Excel2007 -д ийм төрлийн харьцуулсан шалгалтыг хийхдээ тусгай форматлах нөхцлийг ашигладаг. Их хэмжээний өгөгдөлд судалгаа хйихэд визуал формат нь их ашигтай байдаг. Excel2007 д хэсгийн өгөгдлийг харьцуулан шалгалт хийх дараах хэрэгслүүд байдаг.

• Data bar - хэсгийн харьцангуй хэмжэгдхүүнүүдийг жишихэд ашигладаг
• Color scale - хэсгийн утгуудыг өнгийн ялгаралаар жишихэд ашиглана
• Icon set - хэсгийн утгуудыг жишихэд ашиглах тэмдэгтүүд

Хэсгийн утгуудыг визуал формат ашиглан харьцуулах

Хэсгийн утгуудыг визуал форматыг ашиглан харьцуулахын тулд

1. Хэсгээ сонгоно
2. Home -> Styles -> Conditional Formatting гэж ороход форматлах параметрүдийг агуулсан цэс гарч ирнэ.
3. Нөхцлөөр форматлах аргуудын аль нэгийг сонгоно. Цэс дээр хулганы заагчийг аваачихад туслах цэс гарна.
• Data Bars. Туслах цэсээс өнгөө сонгоно. Анхдагч тохиргоогоор Excel програм хамгийн их болон бага утгыг үндэслэн хамгийн урт болон богино диаграмыг үүсгэнэ. Хэсгийн утгууд хэт их зөрүүтэй байвал хамгийн бага зурвасын уртыг нүдний өргөний 10 % тэнцэх хэмжээгээр зурна.
• Color Scales. Туслах цэсээс өнгөний хуваарийг сонгоно. Анхдагч тохиргоогоор Excel програм өнгийн шилжилтийг тодорхойлохдоо хамгийн их, хамгийн бага, дундаж утгуудыг ашиглана.
• Icon Sets. Туслах цэсээс тэмдэгтүүдийн багцыг сонгоно. Багцанд 3-5 тэмдэгт байдаг. Анхдагч тохиргоогоор Excel програм тэмдэгүүдийн хилийг хувьчлан тогтоодог. Гурван тэмдэгтээс бүрдсэн багцын ашиглахад тэмдэгтүүдийн хилийг 33 ба 67 хувиар тогтооно.

1-р арга. INDIRECT функцыг ашиглах

Toyota, Ford, Nissan маркийн автомашинуудын жагсаалтаас хамааралтай сонголт үүсгэе. Өөрөөр хэлбэл эхний сонголтоос машины үйлдвэрлэгчийг сонгоход дараагийн сонголтод тухайн үйлдвэрлэгчийн загварууд гарч ирж байна гэсэн үг. Үүнийг INDIRECT функцыг ашиглан хэрхэн шийдэхийг авч үзье. Функц нь аргументаар өгсөн утгаас хүснэгтийн нүдэнд холбогдох холбоосыг үүсгэдэг. Жишээ нь нүдэнд A1 гэсэн утга байвал функц нь A1 нүдний холбоосыг, харин Cars гэсэн үг байвал Cars гэсэн нэрлэсэн хэсгийн холбоосыг буцаана.

Хэрэглэгчийн оруулсан бүх тоо болон цаг хугацааг Excel програм нь форматлагдаагүй энгийн тоо байдлаар хадгалж байдаг. Эдгээр өгөгдлүүдийг ойлгомжтой амархан уншигдах байдлаар харуулахын тулд програмын тоон болон цаг хугацааны дотоод (бэлэн) форматуудыг ашигладаг. Хэрвээ таны хэрэгцээнд тохирох формат байхгүй бол шинээр форматыг үүсгэж болно.

Excel -ийн дотоод тоон форматыг ашиглах

Excel програм нь зарим нэг тоон форматыг автоматаар хийдэг. Жишээ нь нүдэнд 2.1% гэсэн утга оруулахад үүнийг хувь оруулж байна гэж үзээд хувийн форматыг шууд хэрэглэнэ.

Өргөн дэлгэрсэн тоон форматыг Home -> Number хэсэгт байрлах товчнуудыг ашиглан хэрэглэнэ. Идэвхитэй нүдэнд эдгээр форматыг ашиглахдаа тохирох товч дээр зүүн даралт хийхэд л хангалттай. Мөнгөний тэмдэглэгээг оруулъя гэвэл Accounting Number Format (улаан хүрээтэй) товчны баруун талын суман дээр дараад гарч ирэх жагсаалтаас сонгоно. Тоон нэмэлт форматууд хэрэгтэй бол Number Format -ийн баруун байгаа сумыг (ногоон хүрээтэй) дараад сонголтоо хийнэ. Хэрвээ Number Format жагсаалтын тоон форматууд хэрэгцээ хангахгүй бол Format Cells диалогийн цонхноос сонголтоо хийнэ.

Ямар нэгэн тайлан мэдээг Excel дээр хийхдээ хэрэглэгчид өгөгдлийг яг тухайн тайлангийн маягтын дагуу голдуу хийгээд байдаг. Ийм аргаар боловсруулсан тайлангийн өгөгдлийг цаашид боловсруулахад маш төвөгтэй болдог. Иймээс Хүснэгтийг зөв зохиох хичээлийн зөвлөмжийг баримтлан ажиллаж сурахыг зөвлөе. Зөв зохион байгуулалттай өгөгдөл нь ажлыг 70 хувиар хөнгөн болгодог гэдгийг байнга санаж байгаарай. Бидэнд барааны мэдээллийн

хэлбэрийн хүснэгт байлаа гэж үзье. Өгөгдлийг яг дээрх хэлбэрээр хадгалах хэрэгтэй. Учир нь ийм зохион байгуулалттай өгөгдлүүд цаашид боловсруулалт хийхэд хамгийн тохиромжтой байдаг. Гэхдээ урт хүснэгтийг уншихад төвөгтэй байдаг.